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一、總則
一條為了印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,有效地維護(hù)公司利益,違法行為的發(fā)生,特制定本辦法。
二、印章的刻制
二條公司各種印章(含部門章和業(yè)務(wù)章)刻制均須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),由財(cái)務(wù)行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到政府機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的刻章單位進(jìn)行刻章。
三、印章的啟用
第三條新印章要做好戳記,并留樣保存,已便備查。
第四條印章啟用財(cái)務(wù)行政事先須發(fā)啟用通知,做好登記,注明啟用日期、發(fā)放部門和使用范圍。
四、印章的保管、交接和停用
第五條公司各類印章有專人保管。
1、公司公章、法定代表人章、合同專用章、報(bào)關(guān)專用章、由財(cái)務(wù)行政專人保管。
2、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、財(cái)務(wù)印鑒由財(cái)務(wù)部人員分開保管。
3、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
4、印章保管須有記錄(見附件),注明印章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息,并交財(cái)務(wù)行政部備案。
第六條印章保管..可靠,須加鎖保存。印章不得委托他人代管,非特殊原因不得隨身攜帶外出。
第七條印章保管如有異常現(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng),及時(shí)匯報(bào),情節(jié)嚴(yán)重的,須配合公安部查處。
第八條印章移交須辦理手續(xù),簽署移交手續(xù)證明,注明移交人、交接人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。
第九條有下列情況,印章須停用:
1、公司名稱改變。
2、董事會(huì)或總經(jīng)理層通知改變印章圖樣。
3、印章使用損壞。
4、印章遺失或被竊,聲明作廢。
第十條印章停用須按要求及時(shí)封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。
五、印章的使用
使用范圍:
1、凡屬以公司名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司章。
2、屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章。
3、凡屬合同類的用合同專用章;重大合同可用公司章。
4、凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章。
5、凡屬工程方面項(xiàng)目施工、技術(shù)聯(lián)系單的用工程技術(shù)專用章。
第十二條使用印章,一律實(shí)行審批制度,包括如下一些情況:
1、公司文件(含紅頭文件和非紅頭文件):按《公司文件管理辦法》之“公司發(fā)文稿紙”要求完成審批流程,即可以蓋章,財(cái)務(wù)行政部并按該辦法規(guī)定保存文件檔案,并在蓋章登記本上自行登記,做好備注。
2、各類合同(包括工程類合同和非工程類合同):按《公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》之“非工程類合同審批表”或《公司工程合同管理辦法》之“工程類合同審批表”要求完成審批流程,即可蓋章,財(cái)務(wù)行政部并按該兩辦法規(guī)定保存合同檔案,并在蓋章登記本上自行登記,做好備注。
3、工程技術(shù)聯(lián)系單,按《公司工程技術(shù)聯(lián)系單管理辦法及流程規(guī)則》之“項(xiàng)目工程變更內(nèi)部審批單”要求完成審批流程,合同文本有有效簽名即可以蓋章,財(cái)務(wù)行政部并按該管理辦法規(guī)定保存聯(lián)系單檔案,并在蓋章登記本上自行登記,做好備注。
4、工程結(jié)算報(bào)告:按《公司工程結(jié)算管理辦法》之“工程結(jié)算工作情況表”和“工程結(jié)算說明”要求完成審批流程,即可以蓋章,財(cái)務(wù)行政部并按該管理辦法規(guī)定保結(jié)算檔案,并在蓋章登記本上自行登記,做好備注。
5、涉及具體款項(xiàng)支出、融資貸款等證明、納稅申報(bào)、財(cái)務(wù)報(bào)表、公司對(duì)外證明、證照年檢等需要蓋章的,一律由總經(jīng)理審批同意方可蓋章。
6、涉及日常普通事務(wù)性工作需要蓋章的,如圖書登記、出門證、普通公函和介紹信、辦公用品采購、辦公設(shè)備年保、人員報(bào)表等需要蓋章的,由財(cái)務(wù)行政部主管簽字蓋章。
7、與政府、銀行、相關(guān)協(xié)作單位重大合同、報(bào)告等、款項(xiàng)支出額度較大的,由總經(jīng)理親自審批蓋章。
注:以上1-4條情況,涉及重要事項(xiàng),蓋章前均須由總經(jīng)理同意方可蓋章。
第十三條使用印章,一律實(shí)行登記制度,注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印日期。
1、使用印章時(shí),保管人應(yīng)對(duì)蓋章印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)請(qǐng)示..,妥善解決。
2、嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長(zhǎng)期外出時(shí)須將印章妥善移交,以免貽誤工作。
六、介紹信管理
第十四條介紹信一般由財(cái)務(wù)行政部負(fù)責(zé)保存。
第十五條嚴(yán)禁開出空白介紹信。
七、附則
第十六條:未按本辦法要求使用印章、保管印章,造成丟失、盜用、仿制等,依情節(jié)嚴(yán)重,對(duì)責(zé)任者分別進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。
第十七條:本辦法由財(cái)務(wù)行政部解釋、補(bǔ)充、由公司總經(jīng)理頒布生效。